RPAで出来ること

RPAができることとは?運用事例とともにできないことも含めて解説!

RPAで出来ること

事業を前へ進めていく上で必ず発生してしまうルーティン業務。

ルーティン業務の中には、エクセルへのデータ入力など誰でもできてしまうような単純作業もあるでしょう。

こうした作業にやりがいを見出すことは難しく、従業員のモチベーションダウンを引き起こしていることも・・・

そんな単純作業を代行してくれるのが「RPA」という技術。

しかしRPAも万能ではありません。

RPAを語る前に、RPAのできること、できないことを把握しておきましょう。

RPAとは?

Robotic Process Automation、略してRPAは、人がPC上で行なっている定型的な業務を代わりにしてくれるソフトウェアのこと。

人がPCで行う以下のような動作を処理手順として設定しておくことで、RPAロボットがPCを自動で操作し、単純作業を高速かつ正確に行なってくれるという仕組みです。

RPAの例

例えば、エクセルに並んだ情報数百件のデータを社内システムに入力する業務は、

データの選択→コピー→社内システムを開く

→該当ページへ遷移→ペースト

の繰り返しで成り立っているので、上記のルーティンをPCに記録させて、それをそのまま数百回再生させる事で自動化できます。

つまり、手順が決まっており同じ作業をなんども繰り返さなくてはいけない「単純作業」を、RPAによって比較的簡単に自動化することができるのです。

こうした「単純作業」は、「お問い合わせ・予約対応」「ネット上のデータ収集」「経費処理・精算」などのホワイトカラー業務の過半数を占める作業

残りの判断や意思決定が絡むような業務をRPAに代行させることはできませんが、「単純作業」を自動化して空いた時間で、社員たちは判断や意思決定を必要とするクリエイティブな作業に集中でき、社内の生産性は大幅に上がると言えるでしょう。

RPAの強み

飛躍的に人為的ミスが減る

単純作業の多い業務では、その業務にかかる時間が長くなればなるほど集中力が減退し、人為的ミスが増えてしまうもの。

しかしながら、RPAロボットは決められた作業を決められた通りに行うので、ミスが起こる確率はほとんどないです。

こうした人為的ミスの削減を主目的にRPAの導入を検討する企業が多いことからも、RPAの圧倒的な強みと言えるでしょう。

24時間稼働可能

ツールにもよりますが、開発したロボットの仕様次第では、24時間ずっと稼働させることも可能です。

つまり、RPAロボットを導入することで、事務作業担当社員を2,3人雇うのと同じだけの効果を発揮することができます。

残業代も発生しませんから、導入する業務によっては飛躍的な対労賃生産性をあげることが可能になります。

開発の容易性

そしてRPAが注目を集める大きな理由の1つは、プログラミング言語を使う必要がなく、数週間〜数ヶ月のトレーニングでロボットを開発できるようになるという開発の容易性でしょう。

RPAの運用方法によっても違いますが、事業部の社員が研修を受けて業務自動化を進めることもできます。

従って社内に導入する難易度が低くなっており、導入を検討する企業が増えているという現状があるというわけです。

RPAで自動化できる業務例

上の章でRPAが自動化できるのは定型化された作業だと述べましたが、どこまでを定型化と判断するのでしょうか。

実際にRPAで自動化できる業務を動画で見ながら確認していきましょう。

交通費精算

BizRobo!デモ動画より

このRPAロボットは、エクセル上に表形式で表示された交通費申請が適切かどうか判断してチェックをつける作業を代行しています。

申請された交通費を1つ1つ抽出し、そのデータを自動でYahoo!路線検索にかけることで、抽出された交通費が適切かどうかを自動で判断することができます。

このようにエクセルなど1つのツールだけではなく、外部アプリケーションを使った単純作業のプロセスも簡単に含めることができるのがRPAの強みです。

指示書作成業務

WinActor デモ動画より

この動画では、ワードエクセルに加え地図アプリの使用やスクリーンショットも交えてRPAが自動で指示書を作成しています。

ファイルの保存やJPEGへの変換なども自動で行うことができるなど、RPAが可能とする定型業務の幅広さを実感できるのではないでしょうか?

RPAで自動化できる業務を職種別でリストアップしてみると

経理:各種帳票発行・各種精算手続き・データ照合業務など

カスタマーサポート:顧客情報の一括表示・問い合わせ内容の記録自動化など

営業:営業情報の二度手間入力削減・顧客情報の自動リスト化・各種事務的処理自動化

など様々な業務に応用できることがわかるでしょう。

RPAの進化

さらに近年、OCR(光学的文字認識)という技術により、紙で書かれた書類を自動で取り込むことができるようになり、AIと組み合わせてより複雑な業務を自動化できるようになってきています。

IBMによるデモ動画

実際に、RPAにOCRやWatsonを取り入れて、銀行口座を解説する全手続きを自動化した例がこちらです。

身分証明書類などの写真から、自動で各種情報を転記している様子がわかるでしょう。

イレギュラーが発生した場合のみ人が対応するという形を取るので、大幅な工数削減に成功しています。

いきなりこのようなシステムを構築することは難しいですが、工夫次第でこのように複雑な業務も進めることができるのです。

また、画像認識だけでなく、音声認識を行うAIを取り入れた業務フローもあります。

富士通株式会社のこちらの動画では、問い合わせ対応を24時間自動で行えるようにした事例が紹介されています。

申請データを保存するだけではなく、基幹システムに問い合わせて、自動で返信することもできるので、人間の作業が格段に減っています。

我々にとってチャットというシステムは非常に馴染み深いものであるので、従業員や顧客にとっての導入ハードルが低いのも強みと言えるでしょう。

RPAのできないこと

しかしながら、前述したようにRPAにも限界があります。

RPAのもっとも大きい弱点は、

「イレギュラーに対応することができない」ことと言えるでしょう。

例えば仕訳をする際に人の判断が必要になってしまう場合や、フォーマットの違う書類が紛れていた場合などです。

つまり、RPAに覚えさせた定型的なプロセス以外で対応すべき処理をこなせないのが現実です。

また、RPAは作業を記録する時に、対象アプリケーションのソースコードを指定して記録することが多いです。

すなわち、このソースコードが変わるアプリケーションのアップデートなどが生じた場合、業務プロセス自体は変更していなくても、RPAロボットが動かなくなります。

クラウド系のSaaSツールなどでは頻繁にアップデートが起こるのでRPAロボットのメンテナンスコストが高くなるのは否めません。

このようにRPAは、人の判断を要する業務や対象となるアプリケーションのアップデートなどで簡単に止まってしまうツールであるので、RPAを導入する際には、会社の業務フローをしっかりと見直す時間を取り、RPAに置き換えられるプロセスをちゃんと抽出するようにしましょう。

そして、運用部隊を設置してメンテナンスを欠かさずに行うことが大切です。

こうしたRPAの運用に関する記事はこちら。

関連記事

働き方改革の一環として、多くの企業でRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)が導入されてきています。 RPA導入の成功事例も多く出てきている一方、従来人手によって業務が行われていたころとは違った新たなリスクによるインシデン[…]

RPAのガバナンス問題

RPAがもたらす好影響

業務効率化・コスト削減

上述した通り、RPAによってホワイトカラーにおける単純作業が自動化されていくことで、時間ばかりかかっていた作業が短縮され、人件費・工数の大幅削減を達成することができます。

RPAを導入する際にかかるコストより削減できる人件費のが大きく、従来コストの10~50%にすることが可能です。

人的ミス・不正の防止

RPAで自動化できるような作業は、基本的に味気ないものばかり。

従って、長時間行うことで集中力が減退し、誤字や誤記など小さな人的ミスが起こってしまう事も多々あります。

しかしながらRPAはロボットですので、24時間365日与えられた業務をミスなく遂行することが可能です。

また、恣意的な判断が入らないので、データの不正入力や改変を防ぐ事もでき、社員による不正防止にも役立ちます。

生産性の上昇

味気のない単純作業から解放されることで、社員は人の判断を要するより創造的な仕事を進めることができます。

もちろんそのような業務の方がやりがいを見出しやすく、社員のモチベーションアップにも繋がります。

その結果、PDCAサイクルを回してよく練られたアウトプットが出てくることになり、同じ時間でもより質の良い成果をあげられるでしょう。

働き方改革

以上の効果が相乗的に働くことで、業務時間・残業時間の短縮など働き方改革に繋がります。

RPAで浮いた時間をどのように使うかは、本人及び上司のマネジメントによるところが多いですが、上手にタスクマネジメントをすることで、より働きやすい環境を作ることができるでしょう。

まとめ

RPAができることと自動化できる業務例に加え、RPAができないことやRPAによる会社への好影響などを述べてきました。

実際に自分の会社に導入してみた時、どんな業務をRPAで自動化させることができるかイメージできるようになったでしょうか?

ここ数年で注目されている技術なので、興味と不安を同時に抱えている企業が多いと思いますが、しっかりとしたリサーチの上で、導入を検討してみてください。

RPAで出来ること
最新情報をチェックしよう!
>「RPATIMES」へのお問い合わせ

「RPATIMES」へのお問い合わせ

タイアップ記事を投稿してほしい。 インタビューを受けたい。 プレスリリースを送付したい。などのご意見・ご要望がありましたら、こちらまでお問い合わせください。

CTR IMG