プロセスマイニングとは

RPAと共に話題のプロセスマイニングとは?市場規模や推進体制についても解説!

プロセスマイニングとは

生産年齢人口が減少していることを受け、人間の業務をITによって省力化するという取り組みが盛り上がってきています。

近年では、ロボットによって定型業務を自動化するRPAなどが世間で話題になりましたが、RPAに加えてじわじわと知名度を上げてきている技術があります。

それは、プロセスマイニングと呼ばれているものです。

本記事では、プロセスマイニングとは何か、目的や導入方法、推進体制などについて紹介します。

プロセスマイニングについての基礎知識をつけたいという人必見です!

また、RPAについて知らない方は先にこちらの記事をどうぞ。

関連記事

少子高齢化による人員不足により職場の生産性アップが叫ばれる現代、満を持して現れた業務自動化ツール「RPA」。 RPA導入の波は、大企業だけではなく中小企業にも広がっており、21世紀の働き方を大きく変えることになるでしょう。 我[…]

RPAとはの写真

プロセスマイニングとは

プロセスマイニングとは、企業で行われている様々な業務プロセスに際して記録されている「イベントログデータ」を分析し、改善するポイントを特定することで業務改善に活用する取り組みのことです。

業務をRPAなどで代替する前に、業務自体の改革を行おうというものです。

プロセスマイニングツールを用いてイベントログを解析することで、ムダな業務やボトルネックなどの現状業務の課題を発見することができます。

また、従業員間での業務効率のばらつきを見つけたり、然るべき業務手順から逸脱してしまっているプロセスを特定することができます。

イベントログとは

イベントログはログの一種で、ログ(起こった現象や動作の記録)をイベントごとに区切って記録したもののことです。

記録されている内容は、イベントログの種類によって異なります。

イベントログの種類には、アプリケーション、セキュリティ、システムなどがあります。

プロセスマイニングの対象となるイベントログデータには以下のようなものがあります。

  • 基幹システムの処理
  • MA(マーケティングオートメーション)のログ
  • SFA(営業活動自動化)のログ
  • CRM(顧客関係管理)のログ
  • コールセンターの問い合わせ履歴のログ
  • Webサイトの訪問履歴のログ

プロセスマイニングツールは通常、ERP・SFA・CRMなどとAPIで接続し、サーバサイドに蓄積されているデータを取り込んで分析します。

この際に、エクセルやパワーポイントなどのPCアプリケーションのログを取得する機能は持っていません。

そのため、企業の業務プロセスに関わるイベントログを網羅的に収集する必要がある場合、PCアプリの操作ログ収集ツールを併用することが必要な場合もあります。

プロセスマイニングの市場規模

プロセスマイニングの市場規模について、MARKETS AND MARKETSは以下のような予測を示しています。

プロセスマイニングの市場規模

プロセスマイニングは、最近になってからその市場を伸ばし始めました。

MARKETS AND MARKETSは、これからも市場規模を拡大していき、2023年には1540億円まで到達すると予測しています。

実は、プロセスマイニングはBPM市場の一部として市場規模を算定する場合もあります。

しかし、急激に市場を拡大していることから、近年プロセスマイニング市場として計算されるようになってきました。

欧米では2000年代からすでにプロセスマイニングという概念があり、ERPの強い欧米ではすでに多くのプロセスマイニングの導入実績があります。

主要ベンダーはヨーロッパに集まっているため、ヨーロッパが最初に普及し始め、アメリカやアジア地域がそれに追随する形となっています。

日本においても、プロセスマイニング市場はこれからどんどんと拡大していくと考えられます。

プロセスマイニングで出来ること

プロセスの発見

イベントログをプロセスマイニングツールに取り込み、分析することでプロセスフローが作られます。

これにより、業務プロセスのモデル化、つまり目に見えない業務プロセスを可視化することができます。

業務プロセスのモデル化は従来、コンサルタントによる担当者へのヒヤリングや実際の業務の観察を通じて、手作業で作成されていました。

しかし、ヒヤリングや観察では業務プロセスを正確に把握することは困難であり、またプロセスフローの作成には手間と時間を必要としました。

プロセスマイニングツールを用いれば膨大なイベントログを簡単かつ素早くモデル化することができ、業務プロセスを正確に把握できるだけでなく、モデル化の手間と時間の短縮を実現します。

プロセスの適合性評価

プロセスマイニングツールによるイベントログ分析により、現状の業務プロセスをモデル化することができます。

また、プロセスマイニングツールを用いることで、現行の業務プロセスの適合性を評価することも可能です。

つまり、業務手順を指示するマニュアルなどに記載された標準プロセスを取り込み、現状モデルと比較することで、標準プロセスから逸脱したプロセスを見つけ出すことができます。

標準プロセスから逸脱しているプロセスを放っておくと、業務の非効率化という問題だけでなく、コンプライアンスに関わる問題を引き起こすリスクもあります。

プロセスマイニングツールを用い、理想プロセスと現行のプロセスとの乖離を発見することで、これらのリスクに対し速やかに対処することができます。

業務プロセスの強化

プロセスマイニングツールを用いてイベントログデータを分析することで、業務プロセスの問題点を特定・修復することができます。

また、より優れた業務プロセスを提案したり、期待される効果をシミュレーションすることも可能となります。

これにより、運用後に継続的に業務改善を行うことができるようになるのです。

RPA導入にも活躍する

現在、プロセスマイニングを含む業務改善のツールやサービスは大きな注目を集めています。

これには、生産年齢人口の減少により、労働力の確保が社会課題となっているという社会的背景があります。

この課題を解決する手段として、デジタルレイバー(仮想知的労働者)が活用されるようになりました。

その一環として、RPAの導入による定型業務の自動化に代表されるように、業務プロセス改革が急速に進んでいます。

RPAについてより理解したいという方は、こちらの記事を参考にしてみてください。

関連記事

少子高齢化による人員不足により職場の生産性アップが叫ばれる現代、満を持して現れた業務自動化ツール「RPA」。 RPA導入の波は、大企業だけではなく中小企業にも広がっており、21世紀の働き方を大きく変えることになるでしょう。 我[…]

RPAとはの写真

RPAが急速は普及しているものの、現行の業務をきちんと把握できず、どの業務にRPAを導入するべきか、そもそも本当にこの業務は必要なのか、といった検証が十分になされないままRPAの導入に踏み切ってしまう企業は少なくありません。

しかし、現行の業務プロセスを検証しないまま自動化すると、ロボットが動作する際に不調をきたしやすくなるなどの課題があります。

また、全く必要のないプロセスを自動化していたなどという事態も多く起こります。

こうした問題を避けるために、最近はRPA導入前に既存の業務プロセスを丁寧に分析することで、ムダなプロセスを廃止し、非効率を改善した上で、RPAによる自動化に適した形に業務フローを変更する企業も増えてきています。

従来、この業務プロセスの分析・改善には、外部のコンサルタントに委託するなど、多大なコストを要していました。

そこで、時間とコストをかけずに企業の業務プロセスを可視化・分析するツールとして、プロセスマイニングが生まれたのです。

プロセスマイニングツールを使えば、時間と労力を割くことなく、頻度の低い例外処理なども網羅的に可視化することができます。

このため、業務自動化の際にプロセスマイニングを導入する企業が多くあります。

業務自動化への関心が高まったことで、プロセスマイニングも注目を集めるようになったのです。

プロセスマイニングの効果とは

プロセスマイニングを通じて業務プロセスを可視化し、分析を行うことで、様々な課題を発見することができます。

また、複雑なプロセスの中でどこが原因となっているかや有効な解決策を導き出すこともできます。

プロセスマイニングで具体的にどのような課題を見つけることができるか、紹介します。

価値を生まない業務の発見

このプロセスが導入された当時は価値があっても、組織変革やシステム変更などによって行う必要がなくなった業務は多くあります。

そういった「ムダな業務」や惰性でずっと行われてきた業務を発見することができます。

発見されたこれらの業務は、早急に廃止して業務プロセスを作り直す必要があります。

コンプライアンス上問題のあるプロセスの発見

最初は業務手順のマニュアル通りにやっていても、段々と担当者の判断で業務を省略したり簡略したりといったこともよく起こります。

これにより、業務プロセスが標準プロセスから逸脱していってしまいます。

プロセスマイニングによってこういった逸脱プロセスを発見することができます。

こういったプロセスは、コンプライアンス上の問題となることもあり、顧客や取引先に損害を与えるリスクもあるため、元々想定されていた標準プロセスへと戻すことが必要です。

コンプライアンス上問題のあるプロセスが発見された場合は、担当者の指導やモニタリング、社員へのコンプライアンス研修などの対応を行います。

定型業務の業務把握

定型的な反復作業は、人手でやるとなると多くの人出と時間を要します。

これにより、担当者の長時間労働、精神的負担の増加などの問題につながります。

また、人出で作業を行う場合にはどうしても人的ミスが起こりますので、業務量がさらに増えてしまう、チェックを担当する人材も必要となるなど、業務量に対して負担が大きくなります。

こうした反復作業は、RPAによって自動化することができます。

RPA導入により効率化・省人化につながるだけでなく、担当者の負担を軽減することもでき、働き方改革にも貢献します。

担当者ごとの生産性の把握

複数の担当者が同じ業務を分担している部署の場合、担当者同士のスキルや習熟度の違いによって生産性にばらつきが出ることがあります。

プロセスマイニングでは、客観的なデータをもとに担当者一人一人の生産性を測ることができるので、こういったばらつきを発見することができます。

これにより、生産性の低い担当者に対して個別のトレーニングを行うことができ、担当者の生産性を一定の水準を保つことに繋がります。

また、人事評価の際に個々人の生産性を正確に反映することができ、公正な人事評価が行えるので、スタッフのモチベーションの向上も期待できます。

処理待ちが溜まりがちで、リードタイムが長くなる元凶となるボトルネック

ボトルネックは、業務量に対して処理が追いつけないことで起こります。

ボトルネックが存在していたら、業務量を平準化する、分散させるなど、プロセスの組み直しが有効です。

また、要員の配置計画を見直すことも必要かもしれません。

プロセスマイニングを行うメリット

プロセスマイニングの直接的な目的は、業務プロセスに関わる様々な課題・問題を解決することです。

プロセスマイニングを行うことには以下のようなメリットがあります。

収益の向上

プロセスマイニングによって業務プロセスが改善され、業務処理が効率的に行えるようになります。

これにより、例えば発注を受けてから納品するまでのリードタイムの短縮、お問い合わせ対応の迅速化が可能となります。

これにより、顧客の満足度の向上が期待できます。

これは取引の拡大につながるので、結果として収益を向上することができます。

利益率の向上

業務プロセスから無駄な業務や逸脱業務を除去し、RPAによる業務自動化を行うことで、業務の効率化やコスト削減を達成することができます。

これにより利益率を向上することができます。

働き方改革への貢献

プロセスマイニングを行うことで業務プロセスの最適化、RPAによる業務自動化を行うことができ、生産性向上や業務の効率化につながります。

これにより残業時間の短縮や長時間労働の防止、単純作業からの解放などを行うことができ、働き方改革の推進につながります。

要員配置計画の適切化

プロセスマイニングによって従業員一人一人の生産性を把握することができます。

これにより、業務量に対して適切な要員配置を行うことができます。

特に繁忙期は普段より業務が遅れがちになり、人員配置が特に難しい時期と言えます。

こういった時期に効率よくリソースを配分することが、繁忙期にきちんと業務を処理できるようにするために必要となります。

繁忙期の業務量の見込み増加量に対し、適切な要員配置を行うことも可能になります。

プロセスマイニングの進行方法

プロセスマイニングの進め方

プロセスマイニングを行う際は、分析して終わりというのではなく、分析結果を受けてプロセス改善を行い、成果が出るまでをフォローする必要があります。

プロセスマイニングプロジェクトを進める際の標準的な手順を紹介します。

スコーピング

スコーピングには大きく分けて4つの業務があります。

  • 分析対象とするプロセスを特定し、そのプロセスの基本的な概要を収集・整理する
  • プロセスマイニングプロジェクトの目的を定める
  • プロジェクトの遂行に必要なツールやプロジェクトに適した分析手法を特定する
  • プロジェクト計画を作成する

業務プロセスには様々な種類があり、大手企業の場合それぞれのプロセスにかかるイベントログデータは数百万〜数千万レコードになります。

プロセスマイニングプロジェクトの第一歩として、業務プロセス中からどのプロセスを対象とするかを決定します。

その際に、関係部署や経営陣と相談しつつ、プロセスマイニングによって何を達成したいのか、目的や期待効果を設定します。

また、対象プロセスや目的を踏まえ、利用するプロセスマイニングツール、適用する分析手法を検討します。

そして、プロジェクトを実行する期限やプロジェクト推進体制を含むプロジェクト計画を作成します。

プロジェクト計画はメンバーや関係部署に周知させ、現行の業務体制との矛盾や無理のない計画を立てましょう。

データの理解

データの理解には次の3つの業務があります。

  • イベントログから取得できるデータのうち必要な項目を特定する
  • システムに記録されるイベントログデータを確認する
  • システムに記録されているイベントログを検証する

スコーピングで作成したプロジェクト計画に基づき、まずイベントデータとしてどんな分析項目が必要となるかを検討します。

プロセスマイニングで分析するために最低限必要な項目は「案件ID」「イベント」「時刻」です。

また、部署や業務担当者別の分析を行いたい場合には、それぞれのイベントに紐づく「部署名」「担当者名」等の項目も必要となります。

必要な項目を洗い出したら、情報システム部門と連携しつつ自社システムやアプリケーションにどのようなイベントログが蓄積されているか確認します。

イベントログデータ作成

次は、プロセスマイニングに必要なイベントログのデータセットを作成します。

以下の3つの業務がこれに含まれます。

  • プロセスマイニングに必要なイベントログのデータセットを選定する
  • イベントログのデータセット作成に必要なデータを抽出する
  • 抽出したデータをクリーニングし、データセットを作成する

まずは、必要なイベントログを選定します。

先程までのステップで、この材料は全て揃っているはずです。

制定されたログを、該当するシステムやアプリケーションの所定のエリアから抽出します。

イベントログデータが集まったら、そのデータをクリーニングします。

プロセスマイニングを確実に行うためには、ノイズのない構造化されたデータを投入する必要がありますので、データクリーニングは@うろセスマイニングにおいて不可欠となります。

プロセスマイニング実行

プロセスマイニングの実行は、以下の3つの業務で構成されます。

  • イベントログデータの概要を把握する(基本的な統計数値の確認)
  • イベントログデータから期待する分析結果が得られそうか検証する
  • 目標達成に必要な各種プロセスマイニング手法を実行する

予定していたプロセスマイニングツールに投入することで、イベントログデータから期待する分析結果が得られそうかを検証します。

もしより適切な分析手法が見つかった場合、計画を軌道修正することが必要かもしれません。

ここまできたら、プロセスマイニングでこのデータセットを開けば、業務プロセスをフロー化したものが作成されます。

このフロー図をもとに、様々な分析視点からイベントログ分析を進めます。

評価・対応策立案

評価と対応策立案では、以下の3つの業務を遂行します。

  • プロセスマイニングで得られた分析結果から、問題・課題を抽出する
  • 抽出された問題・課題への対応策を検討する
  • 対応策を検討し、実行計画を立案する

プロセスマイニングによる分析結果から、業務プロセスに関わる様々な問題が発見できます。

上述した「ムダなプロセス」「ボトルネック」「逸脱プロセス」などです。

これらの問題に対する対応策を、根本的原因は何か、改善することでどんな成果が期待できるかも含めて検討します。

検討し終えた対応策は、実行可能性や期待効果などの軸で優先順位をつけ、実行計画を立てます。

展開

対応策の実行計画を立てることができたら、それに基づいて実際に行います。

対応策の中には、BPM(Business Process Management)に組み込まれたワークフロー設定の変更やプログラムの修正が必要になるケースもあります。

必要に応じてBPMのワークフローの再設定、プログラム修正などの情報システムの調整をしつつ、対応策を実行していきます。

モニタリング

モニタリングは、実行された対応策の進捗を確認する業務です。

現場に展開された各種対応策が確実に定着しているか、期待通りの成果を上げているかを定期的に確認し、必要な追加施策を立案・実行します。

プロセスマイニング推進に必要な体制

プロセスマイニングプロジェクトを実行するために必要な体制と、その役割について説明します。

プロジェクトチームのメンバーは次の6人です。

  • プロジェクトマネージャー
  • システム管理者
  • データアナリスト
  • ビジネスアナリスト
  • 現場担当者
  • プロジェクトオーナー

それぞれの役割を順に解説します。

プロジェクトマネージャー

プロセスマイニングプロジェクトを仕切る担当者です。

プロセスマイニングの分析対象となる業務は複数の部門にまたがるものになることがよくあります。

そのため、プロジェクトマネージャーは、部門横断的な業務プロセスの流れを理解している人であることが必要になります。

また、プロジェクト管理のスキルに長けている人であることが望ましいのはいうまでもありません。

システム管理者

イベントログデータの抽出を担当します。

情報システムに精通している人がふさわしいと言えます。

システム管理者は、現在システムやアプリケーションがどのように構成され、連携しているのかを把握し、各種のイベントログデータがどこにあるかを特定します。

データアナリストの指示を仰ぎ、必要となるイベントログデータを抽出します。

データアナリスト

データアナリストはシステム管理者と連携し、イベントログデータを取得します。

これにより集めたログを用い、データ分析の視点から以下のような業務を行います。

  • プロジェクトの目的の設定
  • 目的に照らしたイベントログデータの特定
  • データ分析方法の検討
  • イベントログデータのクリーニング

また、ビジネスアナリストとともに分析結果を解釈し、データの視点から業務プロセスの問題点の抽出に協力します。

ビジネスアナリスト

ビジネスアナリストはプロセス改善のための手法を駆使し、具体的な改善策の立案・実行を行います

BPM(Business Process Automation:業務プロセス管理)に精通していることが要求され、しばしば外部の業務プロセスコンサルタントに業務委託されるポストです。

現場担当者

実際に業務プロセスを回している現場担当者は、イベントログ分析からは見えない現場の真実を知っています。

「なぜ、ムダなプロセスが残っているのか」「なぜ標準プロセスから逸脱してしまったのか」など、業務プロセスの問題が発生した根本的な原因を解明する上で現場担当者は重要な情報を持っています

プロセスマイニングプロジェクトを進める際には、現場担当者の持っている知識や情報が不可欠となります。

また問題解決のための対応策の検討において、実行可能性や懸念事項を現場担当者に確認しながら精査することで、確実に対応策を展開することができるようになります。

プロジェクトオーナー

プロジェクトオーナーは、プロジェクトに必要な予算やチーム編成のためのアサイン権限を持ちます。

企業の権限の付与方法によって変わりますが、目安として部長以上が就任すると良いと言えます。

プロジェクトオーナーは、プロジェクト進捗を確認しながらプロジェクトを動かします。

プロセス改善のための対応策は、システム改修や組織の見直し、業務プロセスの根本的な組み直しなどの大きな取り組みになることもしばしばです。

そのためプロジェクトオーナーは、全社的なアクションに対して相応の権限を有している必要があります。

プロセスマイニングツールの紹介

Celonis

プロセスマイニング市場最大手であるCelonisは、ドイツのCelonis社が提供するプロセスマイニングツールです。

これまでに200社以上の導入実績があり、KPMG、VodafoneやDeloitteなどの大企業にも多く導入されています。

癖のない使い心地が人気を集めているプロセスマイニングツールです。

Celonisは30日間の無償トライアルを提供しており、SaaS環境でCelonisの機能を試すことができます

無償トライアルで提供されているトライアル機能は以下のものがあります。

  • Purchase to Pay:購入〜支払い
  • Account Payable:買掛金処理
  • Order to Cash:受注から回収
  • IT Service Management:ITサービス管理
  • Logistics:物流
  • Human Resources:採用

機能には制限が設けられていますが、上記のトライアルがあれば一通り機能を試すことができると思います。

プロセスマイニングツールに関して興味はあるもののよくわからないという方は、Celonisでトライアルを行うのもいいかもしれません。

Celonis

Celonis Free Trial — Get Started with Celonis…

myInvenio

myInvenioは、イタリアのCognitive Technology Ltdが開発するプロセスマイニングツールです。

すでに欧米大手を中心とする600社以上の企業に導入されています。

日本市場では、Cognitive Technology Ltdがハートコア株式会社と提携し、ハートコア株式会社が日本におけるmyInvenioの販売代理店となっています。

ハートコア株式会社では他にも、PC操作ログを収集するツールである「CICERO」RPAツールである「HeartCore Robo」を組み合わせることで、働き方改革のさらなる拡大を推進しています。

今回紹介しているツールの中でも、myInvenioはトップレベルの機能性と直感的に操作できるUIを備えています。

また、2019年3月からUIが日本語化され、日本でも使いやすいツールとなりました。

myInvenio

myInvenio Process Mining is the solution to continuously opt…

まとめ

本記事では、プロセスマイニングについて解説してきました。

プロセスマイニングとは何か?なぜ注目されているのか?プロセスマイニングの方法は?必要となる体制は?

本記事では、プロセスマイニングについて、その基礎となる知識を解説してきました。

この記事が、皆さんがプロセスマイニングへの理解を深めるための助けとなれば幸いです。

プロセスマイニングはあくまで1つの手段でありツールです。

最終的なゴールである業務の効率化・最適化に成功するために、効果的にプロセスマイニングを活用しましょう。

プロセスマイニングとは
最新情報をチェックしよう!
>「RPATIMES」へのお問い合わせ

「RPATIMES」へのお問い合わせ

タイアップ記事を投稿してほしい。 インタビューを受けたい。 プレスリリースを送付したい。などのご意見・ご要望がありましたら、こちらまでお問い合わせください。

CTR IMG