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【導入事例から方法まで】RPA(ロボティクスプロセスオートメーション)とは?メリットを押さえて、導入方法を知ろう!

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少子高齢化による人員不足により職場の生産性アップが叫ばれる現代、満を持して現れた業務自動化ツール「RPA」。

RPA導入の波は、大企業だけではなく中小企業にも広がっており、21世紀の働き方を大きく変えることになるでしょう。

我々RPATIMESはRPAに特化した専門メディアです。

RPAを知り尽くした編集部が、RPAの出来ること・導入による効果・導入事例などトレンドワードである「RPA」にまつわる基礎知識を網羅的に解説します。

そもそもRPAとは?

RPAの概要

RPAとはの画像

RPAは、 ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略。

簡単に言うと、「ホワイトカラーの単純作業に相当する業務を簡単に自動化するロボット」と言うことができます。

プログラミング言語を必要とせず、大規模に導入しても中枢で管理するシステムがあるため、今までプログラマーにしかできなかった業務の自動化を、非ITの一般社員でも使用できるようにした画期的なツールです。

工場やレストランなどにおいて人間の手作業だった部分を自動化した産業ロボットが、ついにホワイトカラーのオフィスにも進出してきたと考えるとわかりやすいですね。

これから記事を読み進めて行く上で、RPAに関する以下の言葉を使い分けてください。(上図参照)

RPA「単純作業を自動化する」という技術そのものを指したもの。

RPAツール「RPA」を行うアプリケーションのこと。

メールにおけるGmailやOutlookなどメールの送受信を可能にするアプリのことだと考えてください。

RPAロボットRPAツールによって開発される、実際に業務を自動化するプログラムのこと。

データ入力業務を自動化する場合、データ入力のみを正確かつ高速にこなす社員のことと考えてください。

※実際、RPAロボットを指して「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」と呼ぶこともあります。

こちらの動画でもRPAの概要について説明しているので参考にしてみるといいでしょう。

よくあるRPAの誤解

「業務の自動化」「単純作業からの解放」と聞くと心配になってしまうのが、「機械に仕事を奪われるのではないか?」ということですよね。

実際、RPAやAIが仕事を奪う!という誤解を信じてしまっている方が結構いますよね。

確かにRPAによって単純作業を行う”だけ”の仕事はなくなってしまうでしょう。

ですが、チケットもぎりをやっていた車掌がいなくなってお客様対応をする駅員が増えたように、RPAによって解放された人材は、新たに生まれた別の仕事をするようになるでしょう。

RPAを「仕事を奪う敵」と見なすのではなく、「面倒なことを済ませてくれる相棒」と捉えることが、RPAを使って社内の生産性をあげる上で大事な姿勢です。

RPAができること

RPAが自動化できる単純作業とは

【RPAとは?】RPAができることを図解
RPAができること

コピーアンドペースト・ログイン・スクリーンショット・入力・webサイトへのアクセス・書類編集・エクセルによる表やグラフの作成・・・etc。

RPAロボットが自動化できるのは上記のような作業を組み合わせて行う「パソコン上で行う単純作業」が該当します。

経理業務で言えば、請求書のチェックや基幹システムへの入力作業、各種提出書類の作成など。

営業業務で言えば、定型的なメールの自動返信や営業リストの作成・修正など。

マーケティングで言えば、競合サイトを見回って必要な情報を抜き取りリスト化するなど。

これらの業務を自動化してくれるので、我々人間は、単純で退屈な作業から解放されて、創造的な業務に取りかかることができます。

しかしながら、UIのアップデートや少しでも記録された動作と違う状態になった場合、システムが止まってしまうのが難点です。

詳しくは下の記事にて

RPATIMES

事業を前へ進めていく上で必ず発生してしまうルーティン業務。 ルーティン業務の中には、エクセルへのデータ入力など誰でもでき…

RPAの発展段階

RPAが将来的にはどのようなことができるようになっていくのか。

これを考えるときに役立つものが、AIの発展段階です。(詳しくは外部サイトの以下記事を参考にしてください)

侍エンジニア塾Blog

こんにちは!侍エンジニア塾ブログ編集部です。 「人工知能(AI)ってなんなんですか?」という質問をよく受けます。 わかる…

それと似たような形でRPAの発展段階を4つに分けたのが以下となります。(一般には3つと言われていますが、定義が曖昧な部分を分けて独自に作成したものです。)

【RPAとは?】RPAの発展段階図

Class1 単純作業の自動化

上記で書いたようなパソコン上で完結する操作のみを使った業務の自動化までをClass1と定義します。

データの取得や入力・ログインやデータの整合検証など記録された業務だけを扱う段階です。

まだ人間に近い判断業務どころか、画像認識などの知覚をすることができないので、基本的な業務しか担当できません。

Class2 判断を要する業務の一部自動化

人間の判断のうち、画像認識や音声認識などの知覚を可能にした段階のRPAロボットのことです。

これにより、紙媒体で書かれた書類をパソコン上のプログラムに転記する作業や、音声データの書き起こしなどを全て自動化することができます。

現状のRPAツールは外部のOCRソフト(音声認識ソフト)を取り入れることで上記を達成しているので、Class2に属すると言えるでしょう。

しかしながら、未だにエラーが生じた場合や作業手順が変更になった場合のイレギュラー対応作業は人間が担当しなくてはいけないのがネックと言えるでしょう。

したがって、まずエラーが生じるものなんだという共通認識を持っておくこと・イレギュラーに対応できるようなガバナンス体制を構築することがこの段階のRPAを使う場合は重要になってきます。

Class 3 判断業務の完全自動化(EPA)

この段階のRPAは、web上からRPAが自動で大量に取ってきた(スクレイピングした)データに基づいたディープラーニングによるデータ分析や、機械学習によるイレギュラー業務への対応などを行うことができるようになります。

グーグルの検索エンジンのようなAIが搭載されたRPAのことをEPAと呼ぶのだと考えれば理解しやすいと思います。

この段階になれば、RPAがエラーを起こすことは少なくなり、イレギュラー応対をすることもないので、人間の作業時間はさらにクリエイティブな仕事のみ振り分けられることになります。

さらに、社内に蓄積した紙・画像・音声などのデータを自動で分析することで、自動で問い合わせに対応したり、社内の情報を可視化・分析した新たな施策を考えたりすることができるようになります。

IBM Watsonなどはこの段階にいるAIですが、いわゆるRPAと呼ばれているツールにここまでできるものは現状ないと言えます。

さらなる技術の発展が待たれます。

Class4 完全な自律思考を伴うCA

これはまだ世界のどこにも現れていない、ドラえもんや鉄腕アトムレベルの完全自立型ロボットです。

人間と同じように、様々な情報から合理的な判断を行うことができ、自分の能力を自分で向上させることもできると言われています。

RPAがもたらす三大効果・メリット

その1 生産性の飛躍的向上

人間が単純作業をやる場合、残念ながら集中力の限界があるので、ミスや生産性の低下が頻発してしまいます。

しかし、RPAロボットは人間よりはるかに高速かつ正確であるだけではなく、疲れもないので24時間365日稼働させることができます。

熟練した社員が10人いて回っていた業務がたった1つのRPAロボットによってできるようになったという事例もあります。

そして、その10人は例外的な案件の判断や、その業務から離れてより生産的かつ創造的な業務に回ることができるのです。

その2 働き方改革

うまくRPAを導入することができれば、かなりの業務時間を削減することに繋がります。

業態や業務によるので削減時間でRPAの効果を語るのはナンセンスですが、実際のところ、損保ジャパンは一年間で43万時間・住友林業は月180時間の業務量を削減したそうです。

こうなれば、残業時間も削減することができ、働き方改革に繋がります

さらに、単純作業は得てして退屈なものですから、そこがRPAに置き換わることで、社員のモチベーションが高まるという効果も考えられます。

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働き方改革とは

その3 リスクマネジメント

RPAを導入することによって、いわゆるヒューマンエラーが生じることが少なくなります

そのため、社内秘・個人情報の漏洩を未然に防ぐだけでなく、社員による故意の情報漏洩や、主観的判断によるお客様からクレーム・コンプライアンス違反なども防止することができます。

もちろんヒューマンエラーにより業務がストップするなどのリスクも軽減することができるでしょう。

RPA国内三大ツール

RPAの導入を成功させるカギを握るのが、「どのRPAツールを使うか問題」

2017年頃からRPAという技術が認知され普及していくにつれて、国内・国外問わずRPAベンダーの日本市場進出が進み、多くのRPAツールが市場において切磋琢磨しています。

その中でも国内でよく使われているRPAツールは3つです。

※こちらの記事で詳しいツールの比較を行いますので、ぜひご覧ください。

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RPAツール比較

Winactor

「NTTアドバンステクノロジ株式会社」が提供している純国産のRPAツール。

従ってツール内だけでなくサポートやトレーニングプログラムまでが日本語対応していることが強みです。

導入企業が1900社を超えており、国内シェアはNO.1です。

他のツールと比べて扱いやすくシンプルな作りとなっており、現場開発がしやすいですが、その分他のツールより性能が劣ることもあります。

RPAツール『WinActor®』 のページ。 winactor.comは、国内シェアNo.1 RPAツール「WinA…

BizRobo!

「RPAテクノロジーズ株式会社」が提供しているRPAツールの先駆けとして有名なBizRobo!

アメリカ産のRPAツール「 Kapow」を使用しており、RPAロボットを大量に作成し、一括管理することが出来るのが特徴。

海外のツールと言えど日本語対応はされており、トレーニングプログラムも日本語なので、全く問題ありません。

大規模なRPAの導入を考えている場合は、おすすめできるRPAツールです。

RPA テクノロジーズ株式会社

BizRobo!とはデジタルレイバーと人が協働するためのソリューションや運用サポートを提供する国内実績No1 のRPAサ…

UiPath

アメリカの「UiPath社」が提供しているRPAツールで、海外でシェアを伸ばしています。

ロボット作成機能や管理機能を分けて製品化しているため、小規模から大規模まで柔軟な導入が可能です。

分かりやすいユーザーインターフェースと、ビデオ講座やユーザー同士のコミュニティなどに代表される豊富なサポートが強みと言えます。

中小企業から大企業まであらゆる規模の会社が検討すべきRPAツールと言えるでしょう。

UiPath(ユーアイパス)はRPA(ロボティックプロセスオートメーション)業界のリーディングカンパニーです。企業の「働…

RPAが注目されている社会背景と歴史

AIやVRと並んで一種のバズワードとなっている「RPA」。

RPAが注目を集めるようになった背景は何なのでしょうか?

RPAの歴史

もともとマクロやプログラミング言語を使った自動化は行われていましたが、そのツールが発展して2000年代の初期にアメリカの方で開発されたとされているRPA。

日本を見てみると、2008年にBizRobo!社の商標登録が行われており、初の国産RPAツールであるWinactorは2014年に誕生しています。

ちょうど5年前くらいから開発され始めたRPAですが、一般の人に認知を得たのはまだ2017年前後のことのようです。

【RPAとは?】Googleにおける「RPA」の検索数変遷図
Googleにおける「RPA」の検索数変遷図

生産年齢人口の減少

RPAとは?を説明する上でのカギとなる生産年齢減少図
2018年 総務省

上の表の緑色の部分を見てください。

2015年には7592万人いた生産年齢人口が2045年になると約7割の5353万人まで減るとの推計が出ています。

しかし仕事の量は変わらない。どころか高齢の無職者も増えるので、介護など社会全体の仕事量は増える。

この状況を打破するために産業用ロボット・介護用ロボットなどが開発され、その自動化の流れがホワイトカラーであるオフィスにも波及してきたということです。

ハイプサイクルで見るRPA

【RPAとは?】RPAを語るためのハイプサイクル図
ハイプサイクルを元に独自作成

アメリカの巨大企業「ガートナー社」が提唱した新技術が波及するまでのサイクルを参考に、RPAの歴史を語ると上の図のようになるでしょう。

人員不足が叫ばれ始めた2015年ごろから欧米を中心に膨大な単純作業に悩む大企業がその資金力を生かしてRPAを導入し始め、その効果が知られるようになります。

この黎明期を超えて、2017年ごろから大手銀行や商社などの日系大企業がRPAを導入。

日本においてRPAへの期待が非常に高まった時期になります。(検索数変遷図にも現れていますね。)

その後一年ほど立って、RPAのデメリットや活用しにくい事例が現れ始めましたが、RPA開発者の研修支援サービスやRPAベンダーによる各種サポートの充実が同時に進み、2019年の今は回復期にあると言えます。

つまり、今我々は、RPAが日本中で使われるようになる前夜にいるのです。

RPAの市場規模予測

株式会社アイ・ティ・アールが発表した市場調査レポート「ITR Market View:RPA/OCR/BPM市場2018」によれば、
RPAの市場規模は上図のように今の3倍4倍になると考えられています。

今後大企業の一部業種だけが導入していたRPAが普及していき、中小企業でも使われるようになって、価格競争や製品の高品質化も進み、RPA業界が活性化していくとされているのです。

後々、Class3や4のRPAが完成してくれば、第4次産業革命とも言える業務自動化時代が到来することになるでしょう。

2019年はその序章、いや、第1章に当たる年なのです。

RPAの運用事例

続いてはRPAの導入事例について、紹介していきます。

また、こちらの記事でより多くの事例を紹介しておりますので参考にしてみてください。

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メガバンク

日本におけるRPA導入の火付け役となったのが、2017年のメガバンクによる大規模な人員削減とRPAによる業務自動化でしょう。

三菱UFJ銀行では、団体信用保険申告書の点検業務をRPAで自動化して2500時間の業務時間削減に成功したことでRPAを本格導入。

コンプライアンス部門などの非常に高い正確性と経験が必要だった単純作業を自動化したことで、飛躍的な生産性の向上に繋がりました。

三井住友銀行でも、コンプライアンス業務や各種資料・チラシ作成にRPAを導入し、計40万時間の業務量削減に成功しています。

詳しい銀行の運用事例はこちらの記事にて

RPATIMES

2017年、銀行や金融機関が次々とRPA導入の成果を発表し、大きな話題となりました。この記事では、メガバンクへのRPAの…

生命保険会社

日本における生命保険の大手、日本生命保険相互会社でもRPAが導入されています。

従来、ミスの許されない事務的業務を熟練スタッフが行なっていたこの会社では、申し込み情報のシステム転記や保険加入情報の紹介・リスト化作業など、計49業務をRPAによって自動化し、年5万時間相当の業務時間を削減することに成功したそうです。

まだ日本にRPAが浸透していなかった2011年から運用している「RPAの先駆者」たる日本生命保険相互会社の運用事例からは学べることがたくさんありますので、ぜひ詳細を見てみてください。

ビジネス+IT

日本生命は今、「デジタルプロセスビジョン」の実現に向けて注力している。情報をデジタル化し、処理を自動化し、事務プロセスは…

大手メーカー

住宅設備最大手の株式会社LIXILでは、現場開発をモットーにRPAの開発者を700人ほど育成することに成功しました。

RPAの管理部門や情報システム部門が全てのRPAを開発していると、いずれ手が回らなくなり、RPA導入の効果を狭めてしまうと考えられます。

それを解決するためには、部署ごとに開発者を育成することが大切だと考えて、充実した研修システムを構成し、一年間で150体以上のロボットを開発しています。

JDIR powered by JBpress

LIXILはRPAを普及させるにあたり、業務担当者が主体となってソフトウェアロボットを開発できるよう、独自の人材育成を行…

海外

海外に目を向けるとさらなる運用事例が出てきます。

三菱総合研究所の2017年春季全国研究発表大会においての発表では、ECサイト・旅行会社・保険会社・鉄道会社・金融業・ヘルスケア・エネルギー会社など幅広い業種でRPAが導入されて効果を発揮した事例が取り上げられました。

海外の方がいち早くRPAが流行っていたので、日本より進んだ事例が出てきます。時間がある方は要チェックです。

詳しい事例の内容はこちらの発表資料から

RPAを導入するために必要なこと

【RPAとは?】RPAを導入するために必要なことを図解!

上記のように国内外問わず、各国で導入されて各企業の生産性を飛躍的に高めているRPA。

これを自社にも導入したい!と考えた場合、どのような手順を踏んで導入にいたるのかを解説します。

導入目的設定

当然RPA導入もビジネス上の意思決定ですから、施策の目標を設定する必要があります。

  • 残業時間削減・働き方改革のため
  • 時間のかかるこの業務を何とかしたい
  • エラーの多い業務プロセスをより正確に行いたい
  • コストカットを行なって競争力を高めたい

何でも構いませんが、全社員や経営幹部が自分ごととして理解できる目的を作ることが大切です。

現場のヒアリング・現場調査

RPA導入の目的が決まったら、社内における業務の中でRPAに置き換えられる業務を選定する作業が始まります。

RPAに適した業務は上記でも述べてきたように、「繰り返しの多い単純作業」。

RPAを導入する際にその管理部門となるメンバーで積極的に現場のヒアリングを重ねましょう。

その時、普段行なっている業務をフローチャート化し、できる限り細かくリストアップすることで、人とRPAの業務分担をうまく行うことができます。

この際、そもそも必要がないと考えられる業務が見つかって業務量が削減されることもあるので、確実に行いましょう。

このミーティングにマネージャー格の社員を一人参加させておくと、ブラックボックス化していた現場の業務が明らかになり、RPA導入や業務改善に対するモチベーションを高めることにつながるので、あとあと経営層を説得する時のためにも大事です。

具体的なRPA導入による効果を決定

RPAが会社にどんな恩恵をもたらすのか、これを具体的な案に落とし込んで、会社全体でそのイメージを共有する段階がここです。

今までの準備で作ってきたヒアリングシートや社内業務のフローチャートをもとに、以下の点などに注意して具体的な効果を洗い出します

  • どの部署におけるどの業務のどの部分か。
  • 何人が何時間使って行なっている業務なのか。
  • どのアプリケーション・どのサイトを使った業務なのか。
  • それに関する紙媒体・音声媒体のデータはあるのか。PC上で完結するか否か。

この段階になって、社内でどのような機能を持ったRPAツールが欲しいのかを確定させることが出来ます。

ツール選定

以上で確定したRPAツールに求める内容を出来る限り完璧に満たすRPAツールを選定するのがこの段階の目的。

ネット上の情報を探すだけではなく、本やセミナーなど様々な情報源から情報収集を行いましょう。

この際、RPAベンダーの担当者に会って、直接聞くのも良いかもしれません。

日本におけるRPA三大ツール「Winactor」「BizRobo!」「UiPath」の特徴を軸に、様々なRPAツールを比較して、表などにまとめることをオススメします。

RPAのツール選定に関しては、また別の記事で詳述しますのでここでは飛ばしますが、機能や予算を比べながらじっくりと比較検討を行うことが重要でしょう。

導入計画の確定

使うRPAツールも確定したら、いよいよ社内での理解を求める段階です。

必要な要素としては、「具体的な導入方法」「RPAの運用方法」「導入効果とROIの試算」など。

具体的な導入方法では、導入するツールとその選定理由、導入スケジュールを明確にしましょう。

運用方法に関しては、RPAプロジェクトを引っ張るチームの体制図とRPA開発者の研修方法や現場の業務をRPAで自動化するフロー、エラー発生時の対処法など想定出来る上で完璧な運用体制を策定しましょう。

必要ならば、RPAベンダーのサポートやRPA導入コンサルなど外部サポーターも検討する必要があるでしょう。

最後に上記で洗い出した業務の自動化によって、月何時間労働時間が削減されるのか。それがどれだけのコストカットになるのか。導入するRPAツールの価格や運用費と比べて効果がプラスになるのはいつ頃なのか。

このような点を鑑みた投資対効果を試算することが必要でしょう。

社内での意識共有

上記で確定した導入計画をもとに現場や経営層に向けてプレゼンを行い、意識を共有することが大切です。

実際の事例では、社長から全社員に向けてRPAの重要性を語るビデオメッセージを配信することで現場のモチベーションも上がったというものがあります。

トップダウン・ボトムアップに関係なく、導入時点で経営層も現場もRPAへの期待感を高めている状態を作り上げるのが、RPA導入部署が一番気合いを入れて取り組むべきことです。

試験導入

以上で社内におけるRPAの導入機運が高まったら、実際にRPAを導入してみてその効果を体感する段階です。

RPAツールを小規模かつ短期間でパイロット導入してみましょう。

実際に導入・運用してみる中で思いがけないエラーや問題が生じることもあります。
しかし、このような問題のあぶり出しこそがこの段階の目的なので、詳細な分析と対策を入念に行い、本格導入に備えましょう。

本格導入・運用保守

以上の段階を1つ1つ丁寧に行えば、導入をする際のリスクを最小化した状態でRPAを運用することができているはずです。

ここからがRPAで成功するかどうかのカギを握る「運用保守」に入ります。

絶え間なくPDCAを回しながらより良いRPAの運用方法を探していきましょう。

RPATIMESでは「RPAハウツー」と題してRPAの運用方法に関しての情報・ノウハウ発信を行なっていきますので、ぜひチェックしてみてください。

RPAを導入する上で大切なこと

長々と述べてきましたが、RPAを導入する上で大切にすべきことは以下の3つです。

RPAの導入目的を明確にする

全ての評価軸となるRPAの導入目的を設定するのが非常に大事です。

ツールを選ぶ時・運用体制を決める時・マニュアルや運用ルールを作成する時など全ての段階において、導入目的に照らし合わせて一番効率よくそれを達成できる選択肢を選ぶべきです。

例えば、「業務効率化を行う!」なら現場開発がいい+現場開発がしやすいサーバー型のツールがいい+マニュアルもわかりやすくしよう、といったように全ての方針が決まります。

また、運用が始まってからの初志貫徹も大事です。

RPAの限界を知る

ロボットといえども、RPAは万能ではありません。

これが社内の共通認識になっていないと、
「エラーが起きたんだけど!ふざけんな!」「業務時間はいつになったら達成されるんだ?」といった不満の声に繋がってしまいます。

社内の期待値をコントロールするためにも、RPAはソフトウェアの一種だからよくエラーが生じるんだ、という認識を揃えましょう。

社内のモチベーションを保つ

そして、RPAにおいてキモになるのがこの社内モチベーション。

RPAの自動化対象部署が、「仕事が奪われるのでは?」という不安からRPA導入に消極的な場合は、ヒアリングやミーティングがうまく進まず、「ありがた迷惑」に終わってしまうこともあります。

対象部署に「そんな便利なものがあるのか!そうしたらもっと仕事が楽しくなるぞ!」と自動化に前向きな姿勢を持ってもらえるよう働きかけることが大事です。

まとめ

RPAとはそもそも何なのか。何ができるのか。どうやって導入・運用するのか。なぜRPAが流行っているのか。この記事でその全てを概観してきました。

これを読み終わった皆さんは、RPAって何?の状態から、
さてじゃあ次はヒアリングだ!ツール調査だ!といったように次のアクションを決めることができているはずです。

RPAという21世紀が産んだ働き方を激変させるツールをうまく使いこなし、21世紀のより楽しくよりやりがいのある会社作りを行なっていきましょう。

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