RPAマニュアル

【RPA導入ガイドライン!】RPA導入を成功させるためのポイントとフローを解説

RPAマニュアル

2019年に入り、ますます注目されているRPA。

令和の時代には、大企業だけでなく中小企業にもRPA導入の波が広がってくると予想されます。

しかしながら、RPAを導入するのは一筋縄ではいかない一大プロジェクト。

この記事では、RPA導入プロジェクトを成功に導くために知っておくべきポイントと導入フローを解説します!

RPA導入ガイドライン

RPAの導入目的を明確に

これからRPAの導入を進めていく上で、何のためにRPAを導入するのかを明確にしておく必要があります。

明確になった導入目的は、全ての工程における評価軸となり、RPA導入プロジェクトを貫く縦軸となってくれます。

この時大切なのが、複数の目的を設定すること。

業務時間を何時間減らしたかといった定量的な業務効率化だけでは経営層には響かないこともありますので、人にしかできない創造的業務時間の創出や大量のデータ分析による経営戦略の多角化など定性的な目的もしっかりと含めておく必要があります。

RPAは運用保守がカギ

RPAとは、誰もが簡単に業務自動化をするために作られたツールです。

実際に無駄が発生している現場の社員がロボットを開発することでスムーズかつ意味のあるRPAの導入ができます。

しかしながら、そうしてロボットが乱発されれば誤作動やセキュリティホールとなるリスクが高まります。

このリスク管理のためにも、RPAを管理するガバナンス部門の存在が大事なのです。

このガバナンス部門は情報システム部でも新設でも構いません。

しっかりと工数を確保し、エラー対応やロボットの管理、大規模なロボット作成などを行える体制を作ることが、RPA導入を成功させるカギです。

RPAもエラーを起こす

RPAとて万能ではありません。

特に間違った作業フローを組んだり、頻繁にアップデートされるソフトを使ったりする場合はエラーを起こしやすく、導入初期は「思った通りに動かないじゃないか!」という声が頻発することでしょう。

だからこそ「RPAもエラーを起こすものなんだ」という認識を社内で共有しておきましょう。

起きたエラーに管理部門や現場が1つ1つ対応していくことで徐々にその回数も減り、効率的な運用ができるようになっていくはずです。

RPA導入の際に過度な期待を背負わないよう、期待値コントロールが大事です。

RPA導入フローのガイドライン

それでは、RPAを導入するマニュアルとして「RPA導入フロー」を解説していきます。

それぞれの段階における必須ポイントも解説していきますので、合わせて確認してくださいね。

まず全体像として以下の画像の通りです。

RPA導入フロー

全体の流れとしては、RPAの導入部隊(将来的なRPAのガバナンス部門)が計画を練ってそれを全社規模に発展させていく流れとなります。

導入目的の設定

必須ポイント:定量的・定性的の両面から設定

RPA導入プロジェクトを進めるにあたって、全ての判断基準となる導入目的を設定することが大事です。

この時注意する必須ポイントは、定量的にも定性的にも目的を設定すること。

「業務時間を〇〇時間削減する。」「この部門におけるコストを〇〇%カットする。」

ビジネスですから、このような定量的な目的を設定し、KPIやROIを確定させることも大事です。

しかし、人材の有効活用を実現し経営戦略の多角化に貢献する、社内の生産性をあげるとともに、社員のモチベーションを上昇させる、などといった定性的な目標も設置しておき、数字だけの効果を追い求めて動きづらい状況を作ってしまうことがないようにすることが大事です。

現場調査・ヒアリング

必須ポイント:できるだけ具体的に+マネージャー格の同席が望ましい

導入目的設定後、RPA導入プロジェクトの主要メンバーが積極的に現場の状況をヒアリングし、RPAを導入した際にどのような業務を自動化できるか判断する段階に入ります。

この時、現場で行われている業務を細かく細かく分解して、具体的な業務フローを作成するようにしましょう。

必須ポイントは、具体的に作るということ。

〇〇にログイン→〇〇を開いてコピ→〇〇を開いてペーストといったように操作レベルまで業務を分解し、例外的な処理がある場合もしっかりとリストアップして業務フロー図に書き込みましょう。

さらにこの業務フローを作成するミーティングにマネージャー格の社員を同席させることもポイント。

業務フローを作成する中で見えてくる無駄な業務の存在を認知し、RPA導入に対するモチベーションをあげてくれるだけでなく、その業務の撤廃などに動いてくれる場合がありますので、できるかぎり一回は同席してもらうようにしましょう。

導入業務・効果の決定

必須ポイント:どの業務のどの部分を自動化したいのか具体的に設定

上記まで進めて業務フローの作成が終わったら、次にすべきは導入効果の決定です。

  • 実際にどの業務が自動化されるのか
  • どのアプリケーションを使う業務なのか
  • RPAロボットのスペックがどれほど必要か(紙媒体の読み込みはあるか)

など具体的な業務自動化計画をイメージした上で、ツール選定に入っていきます。

ツール選定

必須ポイント:上で確定した導入目的に沿うことが一番大事

日本においてRPAが普及するにつれ、日本でも多種多様なRPAツールが生まれてきました。

従って、導入目的とそれぞれの会社における予算に従って、RPAツールを選定する作業が入ってきます。

ネットの情報だけでなくイベントや書籍などの情報も集め、場合によってはRPAベンダーの担当者に会って話すということが必要になってきます。

5大ツールを中心に、導入目的と導入業務に沿ったRPAツールを確定しましょう。

※RPAツールの比較記事はこちらになります。
各ツールの強みと弱みを網羅的に解説しておりますので、ツール選定の段階に進んだ際には、ぜひ参考にしてください。

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RPAツール比較

導入計画の決定

必須ポイント:運用保守体制作りの基礎だから丁寧かつ具体的に!

導入するRPAツールを確定したら、そのRPAツールの運用方法を織り込んだ導入計画の完成版を作りましょう。

RPAプロジェクトを引っ張るチームの体制図、社内におけるRPA開発者の研修方法や現場の業務をRPAで自動化するフロー、エラー発生時の対処法など詳細に決めておくことが大事です。

RPAにおけるリスクを理解した上で、その対策も含めた導入計画を作成しましょう。

リスクに関する記事はこちら

RPAのガバナンス体制を確定させる上で大切な下地になってくるので、丁寧に作り込みましょう。

社内での意識共有

必須ポイント:経営層と現場両方の意識を一致させるのが目標!

そうして導入計画が確定したら、いよいよ社内にRPAを浸透させる段階です。

ここで大事なのは、現場と経営層両方の意識をしっかりと高いレベルで一致させること。

現場の「業務を改善したい!」という強い思い・モチベーションと、経営層の「我が社の生産性向上と働き方改革を同時に行えるRPA、面白い」というRPAへの理解があって初めてRPAを導入できる下地ができるのだというように理解してください。

各社の事例では、「経営層のビデオメッセージを社内で共有する」「社内イベントで大々的に告知する」などの施策を打っているようなので、自社の社風に合った攻め方で全社的にRPAへの認識を一致させましょう。

試験導入

必須ポイント:スモールスタートが大事

ここまででRPAを導入する準備は整っているはずです。

導入予定のRPAツールのパイロット版を導入し、実際にRPAを使ってどのような効果が見込めるのかを確認しましょう。

この時大事なのは一気に全社・複数部署で導入するのはNGだ、ということ。

導入計画の中でも最も効果が見えやすそうな業務を単一部署の数個に絞った上で集中的に実施してみるスモールスタート方式を取るのが大事です。

運用体制の確定

必須ポイント:ガバナンス体制をいかに確立できるかがカギ

導入計画と上記の結果を踏まえて、本格的なガバナンス体制を再構築しましょう。

RPAを運用する上で一番大事なのが、ガバナンス体制をいかに確立するのかという点。

リスク管理だけでなく、業務ごとのエラー対応や業務の属RPA化を防ぐ仕組みなど、定めることはたくさんあるので漏れのないように運用体制を確定させることが必要です。

ガバナンス整備の重要度は高く、内容も濃いので別の記事に独立させましたので、ご覧ください。

本格導入へ

必須ポイント:導入期間ごとに特徴付けられる課題に対処しよう。

本格導入が終了したらガバナンス体制のアップデートを行いながら、ルーティン運用を回しましょう。

何か悩みが発生したら、RPAベンダーのサポートや公式アドバイザー、他社の事例を確認しつつ常に管理体制を改善していく姿勢が大切です。

ここからのポイントは各社によっても違いますが、導入時期によって特徴付けられる問題に対処していくことが重要です。

  • 導入初期(~3ヶ月):高まらない現場の意識→開発案件が増えない
  • 導入中期(3ヶ月 ~6ヶ月):小型ロボット・野良ロボット乱発
  • 導入後期(6ヶ月~):ブラックボックス化=サポートの高難易度化

上記は一例に過ぎませんが、大半の会社が通る道と言えますので、大きく分けるとこのような問題が発生してしまうんだということを念頭においてRPAの運用を進めていきましょう。

まとめ

RPAを導入する上での必須ポイントと、マニュアルのような導入フローをご紹介してきました。

RPAの導入において大切なのは、「導入目的をしっかりと設定すること」、「ツールの選定」、「ガバナンス体制の構築」です。

この部分に気をつけて慎重に導入を進めていけば必ずRPAをうまく使いこなし、会社の生産性を飛躍的に上昇させることができます。

21世紀の新たな働き方改革を全国的に成功させるためにも、RPA導入を考える会社の担当者には、高いモチベーションを持ってRPAの導入を進めていっていただければと思います。

※再三になりますが、この記事を読み終えた後は以下の記事に目を通してもらいたいです。RPA導入における関門をどう突破するのかが記事化されています。

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