RPA 事務 事例

RPA導入に向いている事務作業とは?事務作業におけるRPA導入事例を紹介します

RPA 事務 事例

業務改善のツールとして注目を集めているRPA。

2017年に銀行や金融機関で導入成果が発表され、大きな話題となりました。

RPAは金融業界だけでなく、様々な業界において導入されています。

この記事ではRPAが事務作業においてどのように使えるのかを紹介します。

RPAの事務作業効率化へのつなげ方

RPAに適している業務

RPA導入に適した業務には、以下のような特徴があります。

1.情報が構造化・電子化している業務

RPAはコンピューター上にあるデータを扱うため、情報を電子化する必要があります。

また、すでに紙ベースで処理されている資料やデータも、OCR(Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識)を用いてデータ化することができます。

すなわち、社内における非構造データを構造化する作業もRPAで一部代行が可能です。

2.反復操作を伴う業務

これは、RPA導入の効果が最も表れやすい業務と言えます。

RPAは作成したフローに基づいて業務を行うので、定常的に発生する事務作業に向いています。

また、月次の短時間作業などたまに発生する事務作業も、作業内容を思い出したり他の日常的な業務と並行して行わなければならなかったりといった負担があります。

そのため、RPA導入により業務の品質向上以上の効果が期待できます。

3.処理の方法や判断のルールが明確な業務

AIとRPAを組み合わせることで、情報に応じた判断が必要な非定型業務も自動化することができます。

RPAだけを用いて自動化する場合、RPAに業務の手順や判断分岐を記録する必要があるため、処理方針や判断ルールが明確な業務が適しています。

RPA導入で優先すべき対象業務

RPAを優先的に導入するべき業務を紹介します。

  • 作業時間が多い業務
  • 反復作業が多い業務
  • 作業時間が就業時間外となる業務
  • 作業時間が限定的な業務
  • 作業者が自動化を要望する業務

上記で紹介したのは社内における事務作業において、より優先度高く自動化に取り組むべき特徴をもつ業務です。

1回の作業時間が長い、その作業に拘束される人数が多いなどの特徴を持つ業務や、決まった時間に行わなくてはいけず、他作業を中断して行わなくてはならない業務、作業時間が高くなくても作業難度や作業負荷が高い業務などから見直していくことが大事です。

導入手順の中には、多くある業務のうちどこにRPAを導入すべきか、PoCをどの業務で行うかを選定する機会があります。

以上の優先順位をもとに、RPA導入を検討してみてください。

RPA業務別の事務作業事例

経理部門

売掛・入金業務

債券情報や入金情報をもとに、回収予定表の作成、入金消込等の事務処理を自動化します。

また、人手による入金承認を経て、会計システムへの入金や消込仕訳入力等の事務処理も自動で行います。

買掛・支払業務

債券情報に従い、支払予定表の作成や支払消込等の事務処理を自動化します。

人手による支払承認を経て、会計システムへの支払・消込仕訳入力や入金情報の作成等の事務処理も自動で行います。

資産管理業務

固定資産やリース資産情報に基づいて、会計システムへの取得・除去、支払、減価償却仕訳入力や税務署に提出する償却資産税申告書データの作成等の事務処理を自動化できます。

交通費確認業務

各従業員から提出された交通費請求に対して、役職に準じた交通手段の確認と、移動区間価格の妥当性をWeb上で確認する事務作業を自動化できます。

人事・総務部門

過重労働管理業務

月中に労働時間を集計し、月末において過重労働となりそうな従業員を調べます

対象となる従業員やその上長に通知し、対策の回収や未回答の際の催促等を自動化します。

人事考課業務

各従業員に対し、人事考課表の作成とメールによる配布、上長からの考課結果の回収や考課結果の一覧作成等の事務処理を自動化します。

月次報告書作成業務

経営層に対し詳細な業務や損益・予測情報を提供するために、SFA/CRM、ERP(販売・購買・在庫・会計)やプロジェクト管理等の各システムから必要な情報を収集し、月次報告書作成等の事務処理を自動化します。

営業・販売部門

販売状況調査業務

小売チェーン店が提供する販売情報提供サイトから、日付・店舗単位の自社/競合商品の販売状況を所定の周期にて収集します。

商品別販売動向を管理するBIシステム等へのデータ登録を自動で行います。

定期販売商品の見積作成業務

製品保守等の定期的に販売されるサービスの見積・発注書の作成、発注書のメール送付を自動化します。

メール受注業務

販売店や得意先からのメールに添付された自社注文書の内容を基幹システムへ転記する事務作業を自動化します。

WebEDI受注業務

販売店や得意先が運営するWebEDIシステムに登録された注文内容を、基幹システムへ登録する事務作業を自動化します。

購買・倉庫部門

メール発注業務

基幹システムに登録されている購買情報に基づいて、仕入先に対してメールで発注書を送付する事務作業を自動化します。

WebEDI

基幹システムの出荷情報を販売店や得意先が運営するWebEDIシステムへ登録する事務作業を自動化します。

まとめ

本記事では、RPAの事務作業における導入事例を紹介しました。

RPAは、様々な業務を自動化することができ、これまで業務に拘束されていた人材がよりクリエイティブな仕事に従事することができるようになります。

事務作業においてRPA導入を検討している方は、本記事を参考に、効果的にRPAを導入・活用してみてください。

また、RPA導入を成功させるために押さえるべきポイントと導入のフローはこちらのサイトで紹介しています。

RPA導入を検討される際は、ぜひ合わせて参考にしてみてください。

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