RPA事例職種別

RPAの成功・失敗事例から学ぶ!絶対知っておきたい職種別11事例を一覧で

RPA事例職種別

今日では、RPAは業界・職種を問わずに様々な分野において業務の効率化をしています。

一方で、仕事によってはRPAに向いているもの・向いていないものがあるのも事実です。

では、一体どのようなRPAの活用方法が一番良いと言えるのでしょうか。

この記事では、RPAが向いている業務を職種別で紹介しながら、RPAの導入・運用の際にどのようなことに気をつけるべきかを事例を交えて紹介します。

※今回の記事では、【職種】別の導入事例を全20事例に渡りご紹介していきますが、別の記事で、【業界】別の導入事例をご紹介していますので、こちらも合わせてご覧ください。

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職種別 !RPA成功事例!

①マーケティング部門

定型作業が比較的少ないと思われているマーケティング部門ですが、WEBマーケティングにおいては、リサーチを行う際の膨大なデータの収集など、決まった作業に関してはRPAを活用できます。

マーケティング部門での活用の仕方

・自社・他社のサービスや製品の口コミ・レビューの情報を自動収集
・複数のアクセス解析などのデータを読み取り、組み合わせ。
・収集したデータを集計し、管理シートに登録。
・事前に用意した原稿を、決まった時間に自動で投稿。

単純な作業が全て自動化されれば、マーケティングを行う際の事前準備で必要となる戦略や施策を打つための資料作成の手間が一気に省けます。

これによって、マーケターは本来時間を割くべきアイデア出しに注力することができ、生産性の向上に繋がるのです!

活用の具体例

電通の提供している「EASI(TM)Monitoring(イージー・モニタリング)」という、デジタル広告の運用を助けるサービスには、RPAが使われています。

共同通信PRワイヤー

株式会社電通デジタル(本社:東京都港区、代表取締役社長:鈴木 禎久、以下電通デジタル)と株式会社電通は、株式会社ツインプ…

サービス内では、Google広告、Yahoo!プロモーション広告、 Facebook広告、Twitter広告など、広告の主流となっている媒体から、データの取得やレポートの作成を自動で行えるようになっています。

これによって、通常は必須であったデータの集計など手間がかかる作業が効率化されています。

②営業部門

自社のサービスや製品、情報の購入を促して、契約を結びつける「営業部門」ですが、企業によっては、財務や経理に関する資料作成など、直接利益には繋がらないような業務を兼任している場合が多いです。

この資料作成の分野に関してはRPAが得意とする業務が多いため、RPAに任せることで大幅な作業効率化に繋がります。

営業部門での活用の仕方

・OCRの活用によって、受注システムに顧客データを登録
・営業で使った交通費を請求する際に、領収書をフォルダに保存することで、 OCRによって読み込みがされ、経費を精算するシステムに登録。
・膨大な営業活動の情報を自動で集計した後、成果などをメールで自動伝達を。
・契約が成立した際に、商品の在庫の数を管理。
・受注伝票ファイルを作成すると転記をし、システムに登録。

つまり、経費精算や在庫管理で必須だった事務作業を自動化することができるというわけです。

このように、普段オンラインでの仕事のイメージがない営業部門ですが、RPAを導入することによって、本来の仕事である商談の取り付けなど収益に直接結びつく業務に専念することに。

また、営業部門においては、OCRという紙媒体の文字をデジタルの文字に利用できる文字に変換する技術と組み合わせてRPAを使うことによって、より効率的に業務を進めることができます。

活用の具体例

標準ポンプ事業を展開している荏原製作所では書類の管理現場などにRPAなどのITツールを導入し、生産性をあげました。

Blue Prism

株式会社荏原製作所は、中期経営計画に基づく業務の集中化およびビジネスプロセスの 標準化計画に伴い、国内の標準ポンプ事業の…

これによって営業の仕事を軽減させることで、営業人員を900人から700人まで削減し、余った人員を別の事業で有効活用することに成功しています。

③人事部門

人事部門では、オペレーション業務に約8割の工数を費やしていると言われています。

そのため、人事部門にRPAを導入することが出来れば、本来最も重要である戦略・企画の仕事に時間を費やせるようになります。

人事部門での活用の仕方

・採用者数や男女比率など、採用に関する管理データの集計
・採用活動の際に、採用の申請が来た場合に定型文をメール送信。
・人事異動が起きた際、役所別・部署別など、人事異動に関する全ての種類のデータを修正。
・新入社員や中途社員の入社時に社内PCの初期設定や既定アプリのインストールを自動化。
・退職者が出た際、部署別・性別・理由別など、退職に関する全て種類のデータを修正。
・平均残業時間の調査と月ごとの残業者数をExcelなどのデータに一元化。
・給料明細を作成し、役所別に平均月給のデータを出力。

人事部門において、RPAは人事(ヒューマンリソース)とテクノロジーを掛け合わせた「HRテック」として注目を集めています。

会社内の労働者の質に直接的な関係がある人事の単純作業を自動化させることで、企業に大きなメリットをもたらします。

活用の具体例

TMC経営支援センターでは社員の入・退社などの情報を自治体に申請する業務の代行といった、人事労務コンサルティングを手がけています。

日本経済新聞 電子版

〇…「休まないし文句もいわない。インフルエンザも関係ない」。導入したばかりのロボティック・プロセス・オートメーション(R…

RPAを筆頭にしたITツールを導入したことで、手書きの書類の読み取り、そのデータの登録、業務の完了報告までのプロセスの大部分を自動化させることに成功しています。

④経理部門

経理部門の仕事は今最もRPA業界で注目を集めている業界です。

なぜなら、経理や財務における大部分の仕事はデータの入力や確認などの定型業務が占めているからです。

そのため、RPAによって仕事を代替することで特に大幅な業務効率化が見込める部門です。

経理部門での活用の仕方

・受け取った証憑をフォルダに保存することで、OCRによって読み込み
保存しておきたいシステムに登録されたのちに、返信書類の返送。
・各部署の人が請求データや入金データを入力することで、自動で請求書と領収書のデータ転記・発行
・経費精算の際に、各部署の人が入力した証憑となるデータを自動で仕訳します。
・報告書の作成の際に、必要な情報をデータから抽出して報告書を作り、関係者へ配信します。

経理部門へのRPAの導入が成功すると、今まで定型業務だけに追われていた経理の人たちの負担が劇的に減ります。

そのため、企業は余った人材を他の部門で活かすことができるようになります。

しかし、RPA導入によって経理業務を代替できたとしても、不具合などの時のために、経理の仕事とRPAのことをしっかりと把握している人が不可欠です。

活用の具体例

日本の繊維事業を中心に展開する帝人株式会社では、経理・財務などの領域にRPAを導入し、年間約3000時間を創出することが期待されています。

帝人株式会社(本社:大阪市北区、社長:鈴木 純)は、このたび経理・財務領域、人事・総務領域の17業務を対象にRPA(R…

具体的には、労働時間の管理についてのメールの配信や、債権の滞留状況に関するメールの配信、また社宅や社員寮の入居・退居の申請処理など、計17個の業務を対象にRPAの導入がされています。

実際に使用するイメージをより深めたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

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RPA 事務 事例

RPA活用で失敗する7つのポイント

RPAの活用に失敗している企業にはいくつかのパターンがあります。事例を踏まえながら、何に注意すべきかを紹介します。

①RPA導入の目的が共有されていない

RPA導入を何の為にやるのかという目的を明確にし、それを共有していないとRPAの導入が成功したとしても、目的達成には至りません。

例えば、RPA導入の目的が単純作業を削減し、余った時間を戦略・企画といった時間をかけるほど効果が出る業務にしたとします。

ここで、その目的がしっかりと共有されていないと、導入に成功したとしても、現場の人たちは時間を持て余すだけになってしまいます。

②RPAの特徴を理解していない

RPAを一度も触っていないのにも関わらず、業務をRPA化しようとすると失敗に終わるケースが多いです。

例えば、例外的な処理が多い業務のRPA化。

RPAのシナリオ作成は、業務が複雑になるほど時間がかかり、開発までの道のりが長くなってしまいます

一般にRPAに例外作業までをすべて網羅させるのは効率が悪いとされており、例外的な作業は人に任せる、という形態を取る企業が多いです。

どの仕事をRPAに任せ、どの作業を人に任せるのかの選別を正しく行うためにも、一度RPAを触り、何ができるのかを確認しておく必要があります。

③スモールスタートをしなかった

従来のシステム開発では、全ての業務を可視化させた後に開発、実装という流れで行われる「ウォーターフォール型開発」が主流です。

一方で、RPAではこのやり方は適切ではありません。

なぜなら、RPA導入を成功させるためには本当に細かい業務まで可視化させる必要があるからです。

この業務の可視化を全業務で行うと、相当な時間とコストがかかってしまいます。

また、業務内容によっては人によってやり方が違うなど、RPA化しにくいものもあります。

つまり、RPAの使用をする前に考えなくてはいけないのが「どの業務を優先してRPA化するか」です。

RPA化がしやすいかどうか、業務効率が大きく上がるかどうかなどを吟味しながら業務を選定し、RPAを導入を目指すことが大切です。

④業務の自動化をRPAに頼りきる

RPAはシナリオを1度設定すれば、高速でミスなく仕事をこなしてくれますが、弱点もいくつかあります。

例えば、調整や変更が多い業務内容の場合、一々シナリオを設定し直さなければいけません。

業務内容が複雑だった場合、シナリオの再設定には膨大な時間が必要なため、大きなコストとなります。

これに対処するためには他ツールで自動化を代替することの検討が必要です。

変更の少ない業務のみをRPA化させ、今後変更があると想定される業務に関しては、エクセルのマクロなどで自動化させることで、業務内容に変更があった場合でも、シナリオを変更する必要がないため、即座に対応できます。

また、部門ごとにRPAを作るのではなく、業務内容に着目して、同じ業務に関しては一つのRPAで自動化を目指すことも大切です。

これによってシナリオの作成回数を減らすことができ、時間の短縮に繋げられます。

⑤業務の可視化が出来ていない

RPAの導入の前の下準備として、重要なのが業務の可視化です。

業務内容を詳細まで可視化することによって、どんな業務があるのかという業務の一覧化と、人とロボットが混在する業務フローをイメージしやすくなり、導入後のビジョンがよりはっきりします。

また、その後どのような業務を優先的にRPAに任せるか決める選定にも役立つため、この作業は必須です。

職種にもよりますが、業務の可視化は想像以上にコストがかかるため、外注委託をしている企業もあります。

⑥RPAの運用方法が適していない

RPAの運用方法には、大きく分けて2種類あります。

一つ目は、現場の業務の担当者がRPA化すべき業務を選定し、ロボットを開発していくことで普及させるやり方です。

この方法は、多種多様なパソコン業務が存在している会社に向いています。

二つ目のやり方は、情報システム部門が中心となって外部のコンサルティングファームやベンダーなどと協力しながらRPAを普及させていくやり方です。

どちらにもメリット・デメリットはあるため、自分の会社に適した運用方法を選択しましょう。

⑦ロボットの運用ルールが出来ていない

「RPAの活用」というと、RPAをどうやって導入するかが重要視され、その後どうやって運営していくかが曖昧になっているパターンが多いです。

しかし、運用ルールが作成されていないと、何の為に作られたかという目的や誰が作ったかがはっきりしていない「野良ロボット」が発生してしまう原因となります。

結果、動作原理や内部構造が不明なブラックボックス化したRPAが生まれ、誤作動した時に誰も直せないということが起こってしまいます。

このようなことを防ぐ為にも、「RPAの役割」「開発管理」「リリース管理」「変更管理」「稼働管理」「育成・サポート」に関するルールは最低限作りましょう。

最後に

「働き方改革」や「生産性の向上」を目指し、RPAを導入している企業は、年々増えています。

一方で、新規性の高いRPAを導入するためには、まずRPAの特徴を知り、理解する必要があります。

また、普段馴染みのないRPAを継続して活用していくためには、いくつか気をつけるべき点があります。

上にあげた成功事例・失敗事例から、特徴・注意点をきちんと把握・理解し、RPAの効果の最大化を目指すことが大切です。

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